7 avantages à reprendre un agenda papier

Pourquoi reprendre un agenda papier ? 

Ton agenda papier : Un outil tout en un

Il y a très peu de personnes qui savent exploiter le potentiel d’un agenda papier. Souvent son utilisation se limite à la prise des rendez-vous et c’est tout ! 

Pourtant il offre de nombreux avantages. Pour avoir testé le numérique aussi, je suis revenue il y a plusieurs année au format papier pour plus d’efficacité.

Avantage 1 : Gestion du temps

Un agenda papier pour analyser ton temps est indispensable.

Si tu as bien renseigné chaque jour, chaque semaine, tes actions, tu peux améliorer ta planification et optimiser ton temps.

Que dois-tu écrire dans ton agenda ? TOUT ! Absolument tout.

Tâches ménagères, courses, trajets, activités, horaires de travail, les déplacements pour les enfants…. tout ce que tu fais dans ta journée. Dans 6 mois, tu reviens sur une journée, tu peux savoir exactement ce que tu as fait de ton temps. Comment tu l’as exploité ou gaspillé ! 

Avec l’habitude, tu vas très vite utiliser des raccourcis pour noter les tâches récurrentes. 

Exemple pour le créneau : 

• Ménage = M
• Préparation repas = PR 
• Repassage = R
• Lessive = L
• Travail = Les 3 premières lettres de la société
• Enfants = les 3 premières lettres des prénoms

Pour les temps de trajets :

Tu entoures l’heure 15mn ou 30 mn avant le rendez-vous et tu indiques la ville ou le lieu et ensuite à côté de l’heure du rendez-vous correspond le nom de la personne.

Si tu vas chez ton toubib à 11 heures, tu indiqueras donc son nom à 11h le temps estimé pour le rv avec le trajet retour et si tu as 15 minutes de route pour t’y rendre, tu indiques à 10h45 la ville de ton toubib. Ainsi tu auras noté les temps de trajet qui souvent peuvent plomber ta journée si tu ne les avais pas prévu. 

Il te faut également prévoir toujours les imprévus. Donc on laisse toujours une petite marge entre les rv ou les tâches.

Avantage 2 : Un duo perso et pro

Ton agenda papier doit être utilisé pour le pro et le perso, c’est un deux en un ! 

Un rendez-vous qu’il soit pro ou perso, c’est un créneau figé, qui doit être honoré.

Avantage 3 : Utile pour lister tes priorités « ta to-do list »

Tu vas indiquer tes vraies priorités, celles qui sont importantes et les urgences. Cela se fera naturellement car tu prendras soin de les indiquer entre tes rendez-vous. Les créneaux étant limités, cela t’évitera d’ajouter des futilités. (faire du shopping ou des tâches sans importances, des appels ou des messages non productifs ou non utiles).

Avantage 4 : L’ajout de détails importants

Chaque week-end, tu prépares ta semaine. 

Tu auras déjà indiqué tes rendez-vous fermes, tes heures de travail, tes tâches à réaliser dans les créneaux restants. Tu pourras ajouter en début de ta journée, un anniversaire important à souhaiter ou une fête que tu ne veux pas oublier dans la semaine.  Noter un prélèvement qui va se faire sur ton compte bancaire, une livraison que tu attends… tous ces détails, je les indique dans la case sous la date. Personnellement au dessus de la date, j’ajoute aussi les déplacements de mon mari. J’utilise toutes les parties blanches de mon agenda.

Avantage 5 : Ton journal intime

Ton agenda est ton journal intime, il est personnel. Tu peux donc y indiquer ce que tu veux. 

Chaque semaine tu peux l’annoter, Tu peux aussi mettre des smileys à côté de la date du jour. Tu pourras ainsi constater lors de ton analyse, si  tu as aimé ou non ces journées.

Avantage 6 : Adieu les listes sans fin

Si tu prends l’habitude d’indiquer directement dans les créneaux libres, les tâches que tu as prévu de réaliser, en prenant compte du temps que cela va demander, tu n’auras plus à faire ces longues listes sans fin. Rien de pire pour te déprimer.

Tu indiques directement dans la semaine, tes prévisions, dans une autre couleur, que les rendez-vous fixes. Si tu n’as pas eu le temps de les faire, tu les reporteras la semaine suivante. 

Si tu les décales plusieurs fois, c’est que cette tâche n’est peut-être pas si importante que cela et que tu peux tout simplement ne pas t’en occuper.

Avantage 7 : Les plus de l’agenda papier

Le format papier garde toujours un avantage, on mémorise mieux ce que l’on écrit manuellement. Tu n’as pas besoin d’ouvrir une application sur ton mobile ou ton ordinateur pour y accéder en prenant le risque de te perdre en chemin. Et si tu désires gagner du temps, tu dois éviter de se laisser distraire pour les technologies.

Autres avantages :

• Il est plus agréable de feuilleter et d’annoter ton agenda comme un livre sur ta terrasse au soleil. Lire sur un écran avec trop de luminosité abime considérablement tes yeux. 
• Tu peux vraiment personnaliser ton agenda, ce qui n’est pas possible sur un agenda numérique.

Comment choisir ton agenda ?

Tu as remarqué qu’il y a beaucoup de choses à mettre dans ton agenda papier. Il est donc indispensable de choisir un grand format. A4 si possible, sinon A5. 

Il y a quelques années, j’avais un format A5 pour mettre dans mon sac à main, mais aujourd’hui, c’est devenu tellement un outil de gestion, que je ne peux plus me passer, c’est donc un format A4 avec spirale et couverture cartonnée. Ce sont des agendas de consultation. (Lorsque je dois prendre mon agenda, je choisis mon sac cabas, ainsi il rentre aisément). 

Les horaires sont toutes les 15 minutes, ce qui est très intéressant.

Ne radine pas sur le prix de ce fabuleux outil car il va devenir ton compagnon de vie.

Tu dois le trouver beau, l’aimer. Il va devenir ton compagnon de vie.

Toutes les semaines il faudra prendre un moment pour le feuilleter, l’annoter. 

Une astuce pour bien l’utiliser ?

Tu as besoin de deux stylos effaçables dans un premier temps. 

Personnellement dans mes formations je conseille ROUGE & VERT. Facile à retenir, comme le code de la route. 

• Rouge “on ne bouge pas”
• Vert “on passe”, “on peut faire” ce sont des tâches qu’on ajoute

Tout simplement, les rendez-vous personnels ou professionnels, les horaires de travail sont fermes donc on n’y touche pas ! C’est en rouge.

Les tâches, les obligations que l’on ajoute entre les rendez-vous, on peut donc les déplacer. C’est en vert.

Tu peux utiliser une troisième couleur comme du noir ou bleu pour tes annotions pour analyser ta semaine ou tes journées. (ou si tu as deux activités professionnelles et que tu désires bien séparer les tâches de chacune). Par contre le rouge est à conserver afin de ne pas louper les RV fermes.

Un tout nouveau compagnon pour t’aider dans ton organisation.

Pour aller encore plus loin dans l’utilisation de l’agenda, j’ai créé l’Agenda des Rebelles Organisées. Il contient des cases pour indiquer de nombreux détails de ta journée, mais aussi des check-lists, des citations motivantes mais le grand plus, ce sont toutes les actions de désencombrement à réaliser chaque semaine pour simplifier ta vie.

Pour en savoir plus sur le contenu de ce fabuleux outils, c’est ICI

Prête à organiser tes journées ?

Des questions sur comment utiliser ton agenda ? C’est bon le moment  Je serai ravie de te répondre.

Je peux aussi t’aider à mettre en place ta nouvelle routine avec une séance de coaching. Pour cela tu peux m’écrire sur cosycoaching@gmail.com