Les Rebelles Organisées

By CosyCoaching

5 Astuces pour gérer tes emails

Que ce soit sur ton ordinateur, sur ta tablette ou sur ton téléphone mobile, la gestion des emails est tout un art !

Les emails sont de très gros voleurs de temps. Si tu manques d’organisation cela peut vite devenir un calvaire. C’est une véritable invasion de messages chaque jour. 

Résultat tu risques de zapper des messages importants, ce qui pourrait être néfaste pour tes finances ou ton travail… comme l’oubli d’un règlement à effectuer, une livraison en cours, une confirmation d’un rv…. Autre problématique, c’est le scrolling, le fait de faire défiler rapidement et de lire en diagonale, conséquence, tu n’as pas tout compris et tu réponds à côté de la plaque ou pire tu appelles l’expéditeur pour lui demander des renseignements qui sont pourtant indiqués dans le contenu du mail ! 

Tous les jours je le constate en écoutant mon mari répéter sans arrêt au téléphone à ses collaborateurs de relire leurs emails car c’est écrit ! Quelle perte de temps. On ne sait plus communiquer suite à cette intoxication d’info….

Quelques actions simples vont t’aider dans cette organisation.

Astuce 1 : Tes notifications

Retire toutes tes notifications sans importance des RS et des boutiques de ta boite email principale. Ceci soulagera grandement ta boite email et ainsi que le temps passé à les trier.

Ces notifications sont devenues pour de nombreuses personnes une addiction. Par contre si tu fais l’expérience de toutes les retirer, tu t’apercevras que tu es plus disponible pour les messages plus importants.

Astuce 2 : Maitrise le temps pour tes emails

Regarde 3 fois par jour tes messages. Matin, midi et soir.

Le matin : 

Tu jettes les emails sans importance sans les ouvrir. Pour  ceux qui sont récurrents comme des promos, des pubs, tu te désabonnes au bas des emails, tu as toujours un lien pour cela  (c’est obligatoire “loi RGPD”.

Tu réponds uniquement aux urgences. Les autres laissent les en attente.

Le midi : Tu peux traiter ces  emails en attente afin de ne pas te laisser envahir.

Pour le soir :

Pour les mails professionnels, avant de quitter ton boulot, tu regardes tes emails une heure avant de partir, afin de traiter les urgences, ou d’indiquer que tu feras le nécessaire dès le lendemain.

Si tu es entrepreneure et que tu veux une qualité de vie, fixe toi un horaire à ne pas dépasser pour le traitement de tes messages.

Comment bien déterminer l’urgent/important du reste ?

Pour identifier l’urgence concernant la réponse à donner à certains emails, pose-toi la question suivante :

Si je réponds demain matin quelle sera la conséquence sur mon activité ? Cela déterminera le degré d’urgence. Tu peux aussi décider de jeter un dernier coup d’oeil en début de soirée. Cependant évite le soir avant d’aller dormir, car tu risques de cogiter sur des solutions ou les réponses à faire et retarder ainsi ton endormissement.

 

Astuce 3 : Une boite email "poubelle"

Bien gérer tes emails en utilisant trois boites aux lettres maximum.

Une adresse professionnelle (si tu as deux activités différentes, effectivement dans ce cas une par activité) et une autre personnelle. Cette dernière sera pour les administrations, la famille. Mais à ne pas donner aux boutiques !

Crée une boite email “poubelle”, dédie la à la réception des emails sans importance. Tu as peut-être une ancienne adresse que tu n’utilises plus. Elle sera utilisée pour les pubs, les promos de boutique, etc… 

Deux avantages : 

  • Une économie financière. Ceci  va t’éviter la tentation d’aller surfer sur des sites qui n’ont rien à voir avec ton activité ou les emails personnels comme les impôts, électricité, eau, assurances, mutuelle, sécu etc…. Garde ta boite email principale pour les messages sérieux, pareil pour ta boite email professionnelle. Tout le reste doit atterrir dans cette boite “poubelle”.
  • Un gain de temps car tu auras dix fois moins d’emails à trier quand tu ouvriras ta boite email principale.

Astuce 4 : Un tri régulier

Même ta boite dite poubelle doit être triée et vidée régulièrement. Le week-end garde toi 15minutes régulièrement pour faire le ménage dans tes boites aux lettres.

Visualise ta boite emails comme ta vraie boite aux lettres qui débordent de pubs, de courriers… ce ne serait pas terrible ! Donc fais le ménage dans ces boites virtuelles. C’est aussi une manière de te libérer du surplus. Cela va aussi t’aider à faire du vide dans le réel ! Dis toi que dans notre esprit, réel et virtuel c’est pareil, c’est lié ! Dans ton esprit c’est confus même si tu ne le vois pas.

Prends l’habitude de déplacer tes emails importants dans des dossiers “à garder”. Cela te permettra de jeter très rapidement le reste.

Pour la boite personnelle,  j’ai un dossier “santé”, factures d’achat”, “les utiles ou à garder”. (dans ce dernier, je garde les mots de passe de sites, les mails  de diverses administrations, assurances, électricité, eau…. ” 

Ce qui me permet de vider le reste en masse.

Il n’est pas nécessaire de faire trop de dossiers ou pire évite les sous-dossiers, tu as un moteur de recherche hyper performant donc en tapant le nom d’un expéditeur, tu auras très vite fait de retrouver un email.

L’idée n’est pas de faire du classement, mais de pouvoir nettoyer rapidement ta boite pour l’alléger et pour le bien-être de la planète.

Astuce 5 : Comment faire le vide facilement

J’ai testé deux méthodes. 

La première 

Elle consiste à vider par année entière. Pour cela tu dois avant tout retirer de ta boite de réception tous tes organismes importants ou tes factures d’achat…et de les mettre dans un dossier à garder ou les classer comme indiqué ci-dessus.

Pas de panique !Il faut relativiser car la plupart des informations importantes sont en général stockées sur les sites. Exemple : les impôts, les relevés de banque, la Sécurité sociale, les factures de téléphone ou internet. 

Ces informations seront déjà stockées sur les serveurs de ces expéditeurs donc veille à ne pas conserver trop de choses, hormis tes mots de passe et tes identifiants de connexion ! Car ça par contre, je vois beaucoup de mes clientes qui paniquent car elles ne les trouvent plus au moment opportun. 

Je te conseille d’ailleurs de noter  tous tes mots de passe, identifiants et boite email utilisée sur un cahier, cela t’évitera bien des frayeurs ! Et si tu te fais pirater, ces informations ne seront moins accessibles sauf si tu as tout mémorisé sur l’ordinateur. Mais là aussi, il suffit d’un blême informatique qui t’oblige à remettre ton ordinateur à zéro et tu perds toutes ces données.

Attention :  il faut avant tout avoir ouvert les  comptes sur ses organismes ou sociétés pour accéder à tes informations en ligne.

La deuxième méthode :

Celle-ci consiste à faire un vide régulier. Mais elle ne te prendra que quelques minutes.

A chaque fois que tu reçois un email sans importance, tu vas en profiter pour taper ce nom dans ton moteur de recherche,  tu pourras ainsi effacer en une fois tous les emails reçus de cet expéditeur. 

Si tu es abonnée par exemple à un site de voyages, tu reçois des emails plusieurs fois par semaine, en tapant ce nom dans ton moteur de recherche de ta boite emails, tu vas ainsi retirer des tas d’emails anciens de cette société. Si tu procèdes ainsi quelques minutes par jour avec un seul destinataire, ta boite aux lettres va très vite s’alléger. 

Derniers conseils bien utiles pour les entrepreneures débutantes

L’automatisation 

– L’utilisation d’un système d’envoi d’emails est primordial : 

Que ce soit pour envoyer  tes newsletters ou proposer tes offres en étant conforme à la réglementation RGPD. 

Personnellement j’utilise SG répondeur, qui est français et qui est conforme à cette nouvelle loi.

– L’emploi d’une FAQ (foire aux questions) en automatique :

Si tu as des prospects qui posent souvent les mêmes questions, tu peux prévoir une réponse toute prête. Tu peux la réaliser tout simplement sur une page de ton site, ou un email tout prêt avec toutes les questions et réponses posées régulièrement.

Attention à ton adresse d’expéditeur

Ne pas utiliser des adresses gmail, yahoo, sfr, orange etc….. tu dois avoir une adresse professionnelle avec le nom de ton site après le @. donc avoir un nom de domaine et hébergement (celle de ton site)

ex : beatrice@cosycoaching.fr

Sinon tes emails risquent de ne pas être délivrés !

A très  bientôt

 

Coach de vie spécialisée en Gestion du temps – Home et Office Organiser – Minimalisme

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